L’email marketing è uno strumento di digital marketing molto performante che consente di realizzare un’interazione diretta e personalizzata per fini commerciali con i propri contatti.
Si tratta di una forma di marketing diretto che si pone l’obiettivo si creare e distribuire comunicazioni via mail con l’obiettivo di rafforzare un legame fra un brand e la sua audience e condividere informazioni su prodotti, promozioni e servizi.
In questo contesto, si definiscono newsletter quelle mail ricorrenti che vengono inviate ad un gruppo di utenti iscritti con lo scopo di aggiornarli sulle più importanti novità.
Per fare email marketing nel modo corretto, oltre che usare le migliori strategie per coinvolgere e convertire il pubblico, è essenziale rispettare una serie di normative che ne regolano il funzionamento.
Vediamole insieme.
Norme alla base della raccolta dati
Esiste infatti un ricco insieme di normative che sono alla base dell’email marketing e della profilazione.
Nel momento in cui raccogliamo indirizzi email e altre informazioni, infatti, stiamo trattando dati personali, disciplinati da una famosa normativa a livello europeo: il GDPR.
Si tratta di norme che, nel tempo, si evolvono ed è per questo necessario restare aggiornati sui più importanti cambiamenti per sfruttare l’email marketing e, nello specifico le newsletter, in conformità alla normativa ed evitare conseguenze più serie.
Ricorda: non è possibile utilizzare dati personali solo perché sono pubblici. Il fatto di essere pubblici non è sinonimo di libertà di utilizzo!
Newsletter e raccolta dati
Il servizio di newsletter si attiva in seguito alla richiesta del destinatario, che esprime il desiderio di iscriversi ad una newsletter per restare aggiornato sulle novità di un brand. Il consenso viene quindi fornito direttamente dall’utente in maniera volontaria.
Davanti a noi possono presentarsi due scenari però, vediamoli insieme:
- Se i dati richiesti non saranno utilizzati per fini diversi dal semplice invio di mail periodiche non serve acquisire un consenso ulteriore. Sarà sufficiente quello fornito in fase di compilazione del modulo di iscrizione. L’utente in tale fase deve però poter consultare l’informativa privacy!
- Se invece i dati saranno trattati anche per altre finalità, come la profilazione, occorre un ulteriore consenso specifico.
Non temere, ora approfondiamo insieme i due casi!
Come raccogliere dati per newsletter in conformità del GDPR
Nel momento in cui si intende sfruttare il potenziale di una newsletter periodica, come abbiamo visto, non bisogna sottovalutarne il retroscena! Aspetti non visibili di primo impatto sono in realtà le fondamenta sulle quali poi, successivamente, si costruiranno le proprie strategie di contatto.
Una corretta informativa, conforme al GDPR, è la base di cui stiamo parlando!
Finalità della newsletter
Prima di procedere alla raccolta dei dati vera e propria, è fondamentale definire le finalità della newsletter. Questo premessa è necessaria perché in base al principio di finalità, il trattamento dei dati personali è legittimo in relazione all’uso che si farà dei dati.
I dati devono essere raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime.
Cosa significa? Sintetizzando il più possibile, il titolare del trattamento, colui quindi che che determina finalità e mezzi del trattamento, deve stabilire a priori gli scopi.
Tali scopi saranno poi comunicati agli interessati tramite l’informativa, così da poter ottenere in seguito il consenso informato dell’interessato.
Predisporre una corretta informativa
Come visto poco fa, l’informativa è fondamentale, sia quando i dati saranno trattati per fini di profilazione, sia quando i dati non saranno utilizzati per altri fini oltre all’invio di comunicazioni periodiche.
L’informativa ideale come deve essere? Coincisa, chiara, facilmente accessibile e intellegibile.
Bene, ora però vediamo come tradurre questi aggettivi in concreto!
Avrai sicuramente intuito che prima di tutto è necessario utilizzare un form a norma di legge per l’iscrizione alla newsletter. Qua l’utente deve poter trovare il collegamento all’informativa per la sua tutela.
Volendo presentare un’estrema sintesi possiamo elencare le principali informazioni che non possono mancare nell’informativa sulla privacy, tratte dall’art 13 GDPR:
- Categorie dei dati trattati e finalità;
- Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
- Soggetti destinatari ai quali i dati possono essere comunicati;
- Periodo di conservazione: determinato o determinabile;
- Diritti dell’interessato: diritto di accesso ai propri dati personali, rettifica o cancellazione;
- Dati identificativi del titolare del trattamento;
- Se il trattamento comporta i processi decisionali automatizzati deve essere indicato esplicitamente, ma questo lo vedremo fra poco!
E se il cliente decidesse di disiscriversi dalla newsletter? Semplice, al fine di garantire la protezione dei dati, bisognerà garantire la cancellazione dei dati da tutti i database.
Cosa si intende per profilazione di un soggetto
Parliamo ora della profilazione, quindi di quell’attività di raccolta, elaborazione ed analisi dei dati che le persone forniscono quando visitano un sito o une commerce, allo scopo di suddividere il pubblico in sottogruppi omogenei ai quali recapitare messaggi personalizzati.
Grazie alla profilazione, quindi, si possono inviare email e newsletter per rivolgersi ai destinatari in modo mirato, aumentando l’efficacia del messaggio e di conseguenza favorendo la conversione successiva.
In pochissime parole: i tuoi messaggi diventeranno più rilevanti!
Nell’ambito dell’email marketing è importante profilare gli utenti tramite un sistema automatizzato: così facendo si ottengono informazioni sui gusti, interessi, abitudini dei contatti.
I risultati potranno cambiare radicalmente grazie alla maggiore personalizzazione!
Si tratta però di un tassello ulteriore rispetto al semplice invio di newsletter periodiche.
Marketing automation per la raccolta dati
La profilazione avviene attraverso sistemi automatizzati, cioè software che vanno a trattare dati personali quali: nome e cognome dell’utente, indirizzo email, cookie e dati di navigazione, comportamenti degli utenti e abitudini d’acquisto.
Il GDPR limita la conservazione dei dati per finalità di profilazione a 12 mesi.
Quando l’azienda impiega tali piattaforme per la raccolta di dati, sono necessari alcuni accorgimenti: in primo luogo, l’utente deve sapere che i suoi dati saranno inseriti in una piattaforma automatizzata e che sarà oggetto di campagne targetizzate.
Inoltre, quando si entra a far parte di liste, gli indirizzi di altri soggetti non devono essere visualizzabili e devono essere chiare le modalità di cancellazione dal servizio.
Perché inviare newsletter e profilare
Quali sono quindi le ragioni per cui è importante usare l’email marketing all’interno di una strategia di comunicazione e inviare email personalizzate alla propria audience?
Perché si tratta di uno strumento che permette di creare un legame diretto con il proprio pubblico, recapitando direttamente nella sua casella di posta messaggi che sappiano rispondere ai suoi bisogni.
Bisogna quindi stabilire il proprio messaggio, il tone of voice con il quale comunicarlo, sottolineare i tratti distintivi della propria offerta per comprendere e soddisfare i bisogni dei clienti.
Ricordandosi sempre di seguire le normative sulla privacy!
Hai bisogno di un supporto per creare la strategia di email marketing perfetta per il tuo brand e i tuoi clienti? Mettiti subito in contatto con noi per fissare un incontro conoscitivo!
